บริษัท แอลฟาน้ำผลไม้ จำกัด

               บริษัท แอลฟาน้ำผลไม้ จำกัด เดิมจดทะเบียนก่อตั้งเมื่อวันที่ 12 มกราคม 2535 เพื่อประกอบกิจการโรงงานผลิตน้ำผลไม้ และผลไม้กระป๋อง ภายใต้ชื่อ "ผลิตภัณฑ์ แอลฟา (L-FA) โดยเริ่มจากเป็นอุตสาหกรรมขนาดเล็กที่ หมู่บ้านสหกรณ์ปราณบุรี จังหวัดประจวบคีรีขันธ์ สินค้าตัวแรกที่ทางบริษัททำการผลิต คือ สับปะรดกระป๋อง ได้ทำการทดลองวางตลาดโดยวางจำหน่ายใน แฟมีลี่มาร์ท ภายในเวลาเพียง 3 เดือน ก็ได้รับความนิยม เป็นอย่างมาก โดยเฉพาะในหมู่ชาวต่างชาติ

วัตถุประสงค์องค์กร

                เพื่อผลิต ผลิตภัณฑ์น้ำผลไม้และผลไม้กระป๋อง รูปแบบโฮมเมดที่มีคุณภาพ และความหลากหลายเทียบเท่าร้านน้ำผลไม้ชั้นนำ และเพื่อยกระดับมาตรฐานผลิตภัณฑ์น้ำผลไม้และผลไม้กระป๋อง

วิสัยทัศน์

“เป็นผู้นำด้านการผลิตและจัดจำหน่ายผลิตภัณฑ์น้ำผลไม้และผลไม้กระป๋อง”

พันธกิจ

1.  มุ่งพัฒนากระบวนการผลิตและจัดจำหน่ายด้วยวิทยาการและเทคโนโลยีที่ทันสมัย

2.  มุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้าด้วยการวิจัยและพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ออกสู่ตลาด

3.  มุ่งพัฒนาพนักงานทุกระดับให้มีประสิทธิภาพ โดยการส่งเสริมและแบ่งปันการเรียนรู้ทั่วทั้งองค์กร

4.  ปฏิบัติต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้แก่ ผู้ถือหุ้น พนักงาน ลูกค้า ผู้ส่งมอบและชุมชนอย่างเป็นธรรม

5.  รับผิดชอบต่อสังคมด้วยการลดการสร้างมลภาวะที่เป็นพิษต่อสิ่งแวดล้อม และสนับสนุนชุมชน

ค่านิยมองค์กร

ยึดถือแนวปฏิบัติ C-P-R-A-M 5 ประการ ได้แก่

1.  C-Creative คิดสร้างสรรค์

2.  P-Productive หมั่นสร้างผลงาน

3.  R-Relationship สานมนุษย์สัมพันธ์

4.  M-Moral มีคุณธรรม

5.  A-Attitude ทัศนคติที่ดี

6.  วัฒนธรรมองค์กร “การทำงานเป็นทีม” และ “การบริหารจัดการอย่างคล่องตัว”

รูปที่  1   แผนผังองค์กร

แผนกขาย

หน้าที่ของแผนกขาย

                มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า  โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อ และข้อมูลการสั่งซื้อ

ปัญหาของแผนกขาย

1.  เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ  ซึ่งมีเอกสารดังนี้

                1.1  เอกสารข้อมูลลูกค้า

                1.2  เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

                1.3  เอกสารเกี่ยวกับสินค้า

2.   เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

3.   ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่

4.   ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย

5.  ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน เนื่องจากลูกค้า1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้ง แต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้ง ทำให้มีเอกสารซ้ำซ้อน

6.  ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลง เช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ

แผนกบัญชี

หน้าที่ของแผนกบัญชี

                มีหน้าที่ในการจัดเก็บเงินค่าสินค้าและจัดทำบัญชีของบริษัทพร้อมทั้งทำรายงานงบการเงินเสนอผู้บริหาร โดยรับข้อมูลการสั่งซื้อจากแผนกขาย

ปัญหาของแผนกบัญชี
1.  เอกสารมีจำนวนมาก  และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ 

2.  เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

3.   ค้นหาเอกสารได้ยาก  เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

4.  เอกสารสูญหาย  เพราะเอกสารมีจำนวนมาก และเอกสารส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงิน หากสูญหายอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหายอย่างมาก

5.   การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว

6.   ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหาย

7.  รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป

แผนกคลังสินค้า

หน้าที่ของแผนกคลังสินค้า

                    มีหน้าที่ในการตรวจสอบสินค้าและรับข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า จากแผนกขายสินค้าเพื่อส่งไปยังแผนกจัดส่งสินค้า

ปัญหาของแผนกคลังสินค้า

1.  เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ

2.  เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

3.  ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

4.  ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้

5.  ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร

แผนกจัดส่งสินค้า

หน้าที่ของแผนกจัดส่งสินค้า

                มีหน้าที่ในการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้าหรือผู้บริโภค  โดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า

ปัญหาของแผนกจัดส่งสินค้า

1.  เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมาก  เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด  ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ

2.  เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร  เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก  เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

3.  ถ้าข้อมูลสูญหายจะทำให้ไม่สามารถไปจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้     อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ

4.  ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน

5.  ข้อมูลมีความแตกต่าง  เช่น  ลูกค้ามีที่อยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะจัดส่งสินค้าให้ที่ไหน

ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกบัญชี

1.  ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารในการสั่งซื้อสูญหาย แผนกบัญชีจะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ

2.  ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารใบชำระเงิน  ของลูกค้าสูญหายแผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินหรือยัง

3.  ในกรณีที่แผนกขายได้ขายสินค้าไปโดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินไม่เท่ากัน

ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกคลังสินค้า

1.  ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ทำให้เมื่อแผนกขายจะขายสินค้าก็จะไม่ทราบว่าสินค้ามีจำนวนเพียงพอกับการขายหรือไม่

2.  ในกรณีที่แผนกขายไม่ได้ส่งยอดการสั่งซื้อและการสั่งจองในบางกรณีของลูกค้าให้แผนกคลังสินค้าทราบ  ทำให้แผนกคลังสินค้าไม่ทราบว่าจะต้องมีการสั่งซื้อสินค้ามาเพิ่มหรือไม่  เพื่อให้เพียงพอสำหรับการขาย

ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกจัดส่งสินค้า

              ถ้าแผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกคลังสินค้า

              ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ  แผนกบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้  เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกจัดส่งสินค้า

             ถ้าแผนกจัดส่งสินค้าไม่ส่งสินค้าให้กับลูกค้า  แล้วไม่แจ้งการชำระเงินของลูกค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าชำระเงินแล้ว

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกจัดส่งสินค้า

               ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า  ว่ามีพอสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือไม่  แผนกจัดส่งสินค้าก็อาจจะไม่มีสินค้าไปจัดส่งให้กับลูกค้า

ลักษณะของสถานประกอบการหรือแหล่งรายรับ-รายจ่าย

·       รายรับที่ทางบริษัทได้รับคือ ได้จากการขายสินค้าและการสมัครสมาชิกของลูกค้า

·       รายจ่ายเกิดจากการสั่งซื้อสินค้า วัตถุดิบในการผลิตและวัสดุอุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ ของบริษัท

ตารางแสดงรายการการทำงาน(Functions) หรือกิจกรรมทั้งหมดของบริษัท

แสดงการจำแนกกิจกรรม(Activites)  ของหน้าที่ของการทำงาน (Functions) ในบริษัท

Business Functions             Supporting Functions

รูปที่  2  แสดงการจำแนกกิจกรรม(Activites)  ของหน้าที่ของการทำงาน (Functions) ในบริษัท

ตารางที่  1 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

---------------------------------------------------------------

ขั้นที่  1

ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรรโครงการ  

(Project Identification and Selection)

1.  ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา

                จากการค้นหาโครงการของแผนกต่าง ๆ  สามารถรวบรวมโครงการพัฒนาระบบได้ทั้งหมด  4  โครงการดังนี้

ตารางที่ 2  การกำหนดชื่อโครงการ

2.  จำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา

                เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของโครงการทั้ง  4  แล้ว  พบว่าล้วนแล้วแต่ให้ประโยชน์กับบริษัทจึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด  ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด  และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้  ดังรายละเอียดของตารางต่อไปนี้

ตารางที่  3  จำแนกวัตถุประสงค์ของบริษัท

3.  เลือกโครงการที่เหมาะสม   (Selecting)

                จากตารางเปรียบเทียบโครงการตามวัตถุประสงค์ของบริษัทพบว่าโครงการพัฒนาระบบการขายตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด  แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้วเห็นควรว่าจะต้องนำโครงการทั้ง  4  มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติมได้แก่  ขนาดของโครงการ  และผลประโยชน์ที่จะได้รับ  เนื่องจากหากโครงการใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง  ทำให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันบริษัทยังไม่สามารถทำได้  แสดงรายละเอียดในตารางต่อไปนี้

ตารางเมตริกซ์  Information System –to-Objectives

ตารางที่  4   เมตริกซ์  Information System –to-Objectives

                จากการพิจารณาโครงการทั้ง  4  โครงการตามวัตถุประสงค์  ขนาดโครงการและผลประโยชน์   จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์  และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ   โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้า    จึงปฏิเสธโครงการทั้ง   3 ระบบ     ถึงแม้ว่าจะให้ผลประโยชน์และสามารถนำบริษัทไปสู่เป้าหมายได้ แต่ทางผู้บริหารให้ชะลอไว้ก่อน   เนื่องจากเป็นโครงการขนาดใหญ่จึงต้องใช้เงินทุนเป็นจำนวนมาก 

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน 

แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้ ระบบงานคลังสินค้า  ระบบการขาย  ระบบบัญชี  ระบบจัดส่งสินค้า โดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 2 ทางเลือก

1. จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

2. ให้ทีมงานของเราพัฒนาระบบเอง

รูปที่ 3   ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด

  

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาเอง

เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด  นอกจากนี้ยังจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานหรือรองรับการเปลี่ยนแปลงการทำงานในระบบได้ และสามารถคอยกำกับดูแลการทำงานให้ตรงไปตามวัตถุประสงค์ได้อย่างที่วางไว้

---------------------------------------------------------------

ขั้นที่  2

           การวางแผนโครงการ

                 (Project Planning)  

เป้าหมาย

                นำระบบสาระสนเทศเพื่อการบริหารคลังสินค้ามาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อวัตถุดิบ ตลอดจนลดค่าใช้จ่ายในการรักษาวัตถุดิบ

วัตถุประสงค์

                โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้ามีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์  ออกแบบ  และพัฒนาให้เป็นระบบคลังสินค้าที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ 

ขอบเขตของระบบ

                โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานพัฒนาสารสนเทศภายในบริษัทเอง(In-House Development)   พร้อมนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

        1.  ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

        2.  ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้

        3.  ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

              1. การเก็บรวบรวมข้อมูลวัตถุดิบและการค้นหาข้อมูลวัตถุดิบเกิดความซ้ำซ้อน

              2. การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ

              3. ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน

              4. เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิด  ความเสียหายและสูญหายได้

                5. การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

ความต้องการในระบบใหม่ 

          ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้  คือ

        1. ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน

        2. สามารถเก็บ และตรวจสอบวัตถุดิบได้

        3. สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลของวัตถุดิบและข้อมูลคลังสินค้าได้

        4. การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น บัญชี พนักงานขาย พนักงานเช็คสต็อก พนักงานจัดส่งสินค้า เป็นต้น

        5.  การจัดทำรายงานสรุปที่สะดวกรวดเร็วในการเสนอต่อผู้บริหารหรือผู้จัดการ

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

        1.  องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้

        2.  องค์กรสามารถตัดสินใจในการซื้อวัตถุดิบได้

        3.  องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

        4.  ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว

        5.  ขั้นตอนการซื้อวัตถุดิบ-รับคืนวัตถุดิบ มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน

        6.   สามารถจัดเก็บข้อมูลวัตถุดิบ ทำให้การสั่งซื้อวัตถุดิบได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารยืนยัน

        7.   การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

        8.   สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได้

แนวทางในการพัฒนา

                การพัฒนาระบบของบริษัท แอลฟาน้ำผลไม้ จำกัด เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการจัดซื้อวัตถุดิบเข้าสู่คลังสินค้า และการส่งคืนวัตถุดิบไปยังส่วนที่เกี่ยวข้อง เช่น   การทำงานของพนักงานในแต่ละหน้าที่  ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่าง ๆ อาจจะมีเอกสารหรือข้อมูลที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน  ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงาน   ก่อนที่เราจะมาวิเคราะห์ระบบเราจะต้องทำการจำลองหรือศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่และข้อมูลทั้งหมดว่า  ระบบที่เราต้องการวิเคราะห์เหมาะสมกับระบบการทำงานเดิมของบริษัทหรือไม่ซึ่งจะแบ่งการทำงานออกเป็น 7  ขั้นตอน  ดังนี้

        1.  การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

        2.  การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

        3.  การวิเคราะห์ระบบ

        4.  การออกแบบเชิงตรรกะ

        5.  การออกแบบเชิงกายภาพ

        6.  การพัฒนาและติดตั้งระบบ

        7.  การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่  1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

                เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

                ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท แอลฟาน้ำผลไม้ จำกัด  ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ 

                -  การคลังสินค้าสินค้า

                -  การจัดซื้อจ่ายวัตถุดิบ

                -  การรับคืนวัตถุดิบ

ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

        1.  เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

                        2.  กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

                        3.  วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์

1.ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของบริษัท มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบคลังสินค้า

2.การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้    เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้   ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ

                เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบ  ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน  ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว เช่น ในการสั่งจ่ายวัตถุดิบก็จะมีแบบฟอร์มในการสั่งจ่ายวัตถุดิบให้กรอก  หรือแม้แต่แบบฟอร์มในการกรอกข้อมูลการรับคืนวัตถุดิบและการออกแบบฐานข้อมูลในโปรแกรมต่าง ๆ

ขั้นตอนที่  5  การออกแบบเชิงกายภาพ

                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป 

ขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

                        1.  เขียนโปรแกรม

                        2.   ทดสอบโปรแกรม

                        3.   ติดตั้งระบบ

                        4.   จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ

อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

                แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบการขาย  การจัดเก็บข้อมูลสินค้า  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

                -  ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

                -  ประมาณการใช้ทรัพยากร

                -  ประมาณการใช้งบประมาณ

                -  ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

                ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่ได้รับมอบหมาย  อาจจะเป็นบุคคลที่มีความรู้ในด้านของระบบที่ต้องการเปลี่ยนแปลงที่ทำงานอยู่ในบริษัทหรือทางบริษัทจ้างให้ทำการวิเคราะห์ระบบ  ซึ่งบุคคลจะต้องดำรงตำแหน่งเกี่ยวกับการดูแลระบบ  เช่น 

                1.  นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ  เป็นบุคคลที่มีความรู้ในเรื่องของการทำงานของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้  ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ  ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้ พนักงานหรือทีมโปรแกรม  จำทำเอกสารของระบบรวมถึงการทดสอบโปรแกรมของระบบ    และอื่น ๆ   ที่เกี่ยวข้อง

                2.  โปรแกรมเมอร์   ได้แก่  เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์ 2 คน  ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลง  รวมทั้งทดสอบโปรแกรมของระบบใหม่ 

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

                จากดังกล่าวเราอาจจะมีการแบ่งงานออกเป็นทีมหรือว่ามีการระบุหน้าที่ให้แต่ละฝ่ายหรือแต่ละคนทราบ เพื่อที่งานจะประสบผลสำเร็จ  ปัจจุบันทางบริษัทได้มีการใช้ระบบเครือข่าย  LAN อยู่แล้วหรือเครือข่ายที่มีความเร็วสูงกว่านี้ มีรายละเอียดพอเข้าใจดังนี้

                                1.  เครื่องแม่ข่าย (Server)                       จำนวน           3           เครื่อง

                                2.  เครื่องลูกข่าย (Workstation)              จำนวน           20           เครื่อง

                                3.  เครื่องพิมพ์ (Printer)                          จำนวน   4  เครื่อง

ปัจจุบันทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีหลายอย่างมาใช้ในการบริหารงาน  ซึ่งปัจจุบันมีรายละเอียดดังนี้

1.  ระบบโปรแกรม 1 ระบบ

2.  เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายตามจำนวนที่บริษัทต้องการ

3.  บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม

4.  อุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.  ในส่วนของผู้บริหาร

                -  ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

                     *   นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                      50000

2.  แผนกทุกแผนกที่มีการเปลี่ยนแปลงระบบ

                -  ค่าการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบใหม่                            15000

                        3.  การจัดซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ      

                 -  เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ใช้ในการลงระบบ                 30000     

                 -  อื่น ๆ                                                                                                          5000       

ประมาณการใช้งบประมาณ

                จากรายการดังกล่าวเป็นเพียงการประมาณค่าใช้จ่ายคร่าว ๆ  ที่ทางองค์กรจ่ายในการปรับปรุงระบบ   ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่านี้ที่ใช้เพราะในแต่ละองค์กรจะมีหลายแผนกในการทำงานและงานในแต่ละระบบจะมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมาก  ดังนั้นค่าใช้จ่ายจึงไม่เท่ากัน

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของบริษัท แอลฟาน้ำผลไม้ จำกัด  ที่ต้องการนำระบบมาใช้ในการทำงานในส่วนของระบบคลังสินค้าเพื่อความสะดวกในส่วนของบริษัทและวัตถุดิบในการผลิต  ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้นเราจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่าง ๆ 

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

  จากดำเนินการดังกล่าวระยะเวลาที่ใช้จริง ๆ ในการวิเคราะห์อาจจะไม่พอแต่เพื่อเป็นการสรุปอย่างคร่าว ๆ ว่าเราได้ดำเนินการอะไรไปบ้างและระบบใหม่ที่ได้จะเสร็จภายในกี่วัน  ซึ่งเราก็ได้ยกตัวอย่างไปแล้ว

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

        จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบเดิมของบริษัท แอลฟาน้ำผลไม้ จำกัด  ส่วนใหญ่บริษัทจะมีการนำเทคโนโลยีมาใช้แล้วบางส่วนแต่บางระบบก็ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น  ดังนั้นทางบริษัทจึงต้องมีการจัดทำระบบใหม่ขึ้น  เมื่อเราทำการวิเคราะห์ระบบแล้วขั้นตอนต่าง ๆ ที่เราได้ทำก็จะจัดทำรายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหารเพื่อให้ทราบขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ซึ่งจะมีขั้นตอนประกอบย่อย ๆเพื่อความเข้าใจง่าย 4 ด้านดังนี้

                        1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค  

        ในส่วนนี้อาจจะเกี่ยวกับ  ฮาร์ดแวร์  และซอฟต์แวร์ขอระบบเดิมว่ามีการใช้ส่วนใดบ้าง เช่น โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้งานในด้านต่าง ๆ และอุปกรณ์อื่น  ๆ

                        2.  ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

        ทำการศึกษาด้านต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานของผู้ใช้ของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัท ซึ่งขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการทดสอบ  การทดลองของระบบว่าระบบใหม่นี้มีผลต่อการทำงานของบริษัทอย่างไร

        จากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบผลที่ได้ประสบผลสำเร็จระบบที่ได้เป็นที่ตรงตามความต้องการของบริษัท

---------------------------------------------------------------

ขั้นที่  3



การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)  

การกำหนดความต้องการของระบบ 

  เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นคอนที่ผ่านมา  และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว  ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ  จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม  ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่  เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

 ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้  ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม(Questionnaire) สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม   ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มีเวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ       ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้ 

    ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)   บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีการจดบันทึก ดังเช่น วิธีการสัมภาษณ์ ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนัก สามารถเก็บข้อมูลได้มาก ตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลดังตัวอย่าง

  

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

             จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลจากระบบเดิม  ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม  สามารถสรุปข้อมูลได้ดังนี้

                        1.   ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม

                        2.   ความต้องการในระบบใหม่

                        3.   ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์มและรายงานของระบบเดิม

1.  ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม   ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่ายแบบ  LAN   ประกอบไปด้วย

                        1.  เครื่องแม่ข่าย (Server) จำนวน 2 เครื่อง

                        2.  เครื่องลูกข่าย จำนวน 15 เครื่อง

              3.  เครื่องพิมพ์ (Printer)   จำนวน 2 เครื่อง

              4.  อุปกรณ์ในการต่อพวงอื่นที่เกี่ยวข้องที่ทางบริษัทได้นำมาใช้งานของสำนักงานเป็นต้น

2.  ความต้องการในระบบใหม่  จากแบบสอบถามทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้

                1.  องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของคลังสินค้าได้

                2.  องค์กรสามารถตัดสินใจในการจัดจำหน่ายสินค้าได้

                3.  องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

                4.  ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว

                5.  ขั้นตอนการซื้อ-รับคืนวัตถุดิบ  มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน

                6.  การติดต่อซื้อวัตถุดิบได้สะดวกรวดเร็วเพราะเรามีข้อมูลของวัตถุดิบ

                7. สามารถจัดเก็บข้อมูลวัตถุดิบ ทำให้การซื้อวัตถุดิบได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารยืนยันให้

                8.  การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

                9.  สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได้

                10. มอบความน่าเชื่อถือให้บริษัท

รูปที่  4  แสดงตัวอย่างองค์กร

ความต้องการของระบบใหม่ของผู้ใช้  (User Requirement)

                จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม  จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่  ตามความต้องการที่กล่าวมาแล้วขั้นต้นเช่น

                        1.  สามารถเรียกดูข้อมูลได้

                        2.  สามารถทำการเพิ่ม ลบ แก้ไขจำนวนข้อมูลที่ต้องการได้

                        3.  สามารถเก็บประวัติข้อมูลของวัตถุดิบได้

                        4.  สามารถทำการสั่งซื้อวัตถุดิบและแสดงรายการใบเสร็จสั่งซื้อได้

                        5.   พนักงานขายสามารถใช้ข้อมูลและใช้งานระบบได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและแม่นยำ

                        6.   เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของแผนกคลังสินค้า

                        7.   การจัดทำรายงานมีความสะดวกและรวดเร็ว

                        8.   เพื่อรองรับการขยายตัวของบริษัท และการเพิ่มขึ้นของจำนวนลูกค้าที่เข้ามาสมัครเป็นสมาชิก

 เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวข้างต้นสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น  4  ระบบดังที่ได้กล่าวมาแล้ว คือ  ระบบงานคลังสินค้า  ระบบการขาย  ระบบบัญชี  ระบบจัดส่งสินค้า   จะเห็นได้ว่าทั้ง  4 ระบบนี้สามารถครอบคลุมความต้องการของผู้ใช้   โดยทางทีมงานจะวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานภายในแต่ละระบบย่อย  โดยจำลองเป็นแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD)   และเจาะระบบตามที่ต้องการต่อไปเพื่อนำเสนอต่อไป

---------------------------------------------------------------

ขั้นที่  4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ 

(Process  Modeling)

ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่

(System Requirement Structuring) 

จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบด้วย  DFD  

จากการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล  (Data Flow Diagram : DFD)  ได้ดังนี้

อธิบาย  Context Diagram

                จาก  Context Diagram   ของระบบคลังสินค้าซึ่งสัญลักษณ์  Process  จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้  โดย  External  Agents  ที่เกี่ยวข้องกับระบบการขายนี้ได้แก่   พนักงานคลังสินค้า  และผู้จัดการ  ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง  External Agents  ดังกล่าวกับระบบทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบการขายนี้ทำอะไรได้บ้าง  และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง  (แต่จะไม่ทราบว่าทำอย่างไร)  สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน  Data Flows  เข้าและออกระหว่าง  External Agents  ของระบบได้ดังนี้
  

1.  พนักงานคลังสินค้า

                -  ส่งข้อมูลเกี่ยววัตถุดิบ

                -  รับรายงานเกี่ยวกับวัตถุดิบ

2.  ผู้จัดการ

                -  ข้อมูลการอนุมัติการปรับปรุงจำนวนวัตถุดิบ 

                    -  รายงานการตรวจยอดสูญหาย

DFD  LEVEL    0  

อธิบาย  DFD LEVEL    0

                จาก  Context Diagram  ทีมงานสามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบการขายออกเป็น  3  ขั้นตอน (Process)  ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ (User  Requirements)  ที่รวบรวมมาได้  ตามที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  โดยการแบ่งแยกแต่ละ Process  ตามหมวดหมู่ของข้อมูล  ดังรายละเอียดต่อไปนี้

                1.  Process 1 จัดการข้อมูล เป็นระบบการจัดการคลังสินค้าที่จัดการข้อมูลทั้งหมดของระบบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process    ดังต่อไปนี้ 

              -  เมื่อพนักงานต้องการปรับปรุงข้อมูลหรือว่าเรียกดูข้อมูลที่ต้องการจะส่งข้อมูลที่ต้องการปรับปรุงเรียกดูเข้าสู่ระบบจากนั้น Process   จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรับคืนวัตถุดิบหรือแฟ้มสั่งจ่ายวัตถุดิบมาทำการปรับปรุง เมื่อทำการปรับปรุงเรียบร้อย Process จะส่งข้อมูลไปจัดเก็บในแฟ้มข้อมูลเดิม ข้อมูลที่ได้ผ่านการปรับปรุงเรียกดู Process จะทำการส่งข้อมูลที่พนักงานต้องการเรียกดูไปให้กับพนักงาน

                2.  Process 2 บันทึกรายการ    เป็นระบบการจัดการคลังสินค้าที่ทำการค้นหาข้อมูลวัตถุดิบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

                -  เมื่อต้องการสืบค้นข้อมูลวัติดิบจะทำการส่งรายการที่ต้องการค้นหาเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลวัตถุดิบแล้วระบบจะทำการแสดงรายการที่ค้นหา

                3.  Process 3 รายงาน เป็นระบบการจัดการคลังสินค้าที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อวัตถุดิบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process   ดังต่อไปนี้ 

                -  เมื่อต้องการสั่งซื้อวัตถุดิบจะส่งรายการสั่งซื้อวัตถุดิบเข้าสู่ระบบ  จากนั้น  Process จะทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยจะนำข้อมูลไปบันทึกที่แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อและจะส่งใบสั่งซื้อวัตถุดิบ

---------------------------------------------------------------

ขั้นที่ 5
แบบจำลองข้อมูล(Data Modeling)

ขั้นตอนการกำหนดความต้องการของระบบด้วย  E-R  Diagram   

E-R Diagram ของระบบการจัดการคลังสินค้า

                นอกจากการจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ(Process Modeling)  ด้วยแผ่นภาพกระแสข้อมูล  (Data Flow Diagrma)  ในการกำหนดความต้องการของระบบแล้วยังต้องจำลองข้อมูล(Data Modeling)   ทั้งหมดในระบบด้วยแผนภาพแสดงความสัมพัทธ์ระหว่างข้อมูล  (Entity Relationship  Diagram:E-R Diagram)  โดยข้อมูลนั้นมีความหมายรวมทั้งแต่ข้อมูลที่อยู่บนเอกสารหรือรายงานต่าง ๆ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบ  ซึ่งแบบจำลองทั้ง  2  ที่แสดงให้เห็นเป็นแบบจำลองของระบบการจัดการคลังสินค้า  ซึ่งเป็นระบบใหม่ที่จะนำมาใช้แทนระบบเดิมของบริษัท  ส่วนข้อมูลเดิมของบริษัท  ในที่นี้ไม่ได้ทำการจำลองแบบไว้  เนื่องจากเป็นการลดขั้นตอนการพัฒนาระบบทำให้ใช้ระยะเวลาน้อยลงนั่นเอง 

---------------------------------------------------------------

ขั้นที่  6
การออกแบบฐานข้อมูลในระดับกายภาพ  

 (Physical Database Design)

การออกแบบฐานข้อมูลในระดับ Physical ของระบบการจัดการคลังสินค้า

                โครงการพัฒนาระบบจัดการคลังสินค้า ได้ดำเนินมาถึงขั้นตอนการออกแบบฐานข้อมูลในระดับ Physicalโดยทางทีมงานเลือกใช้ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database) ดังนั้นในขั้นตอนนี้ทางทีมงานจึงเริ่มต้นด้วยการกำหนดโครงสร้างทางกายภาพให้กับ Table ซึ่งก็คือ Relation ที่ได้จากการแปลง Entity และ Relationship จาก E-R Diagram ในขั้นตอนที่ผ่านมานั่นเอง ในแต่ละ Table (Relation) ประกอบไปด้วย Attribute ต่างๆมากมาย ที่จะต้องกำหนดชนิด ขนาด และความกว้างของข้อมูลรวมทั้งประเภทของคีย์ (Key) ของ Attribute ให้กับแต่ละ Table ในระบบจัดการคลังสินค้า

---------------------------------------------------------------

ขั้นที่  7
การพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation)  

คู่มือการใช้งานโปรแกรมระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสินค้าคงคลัง

               ทีมงานได้จัดทำเอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบคลังสินค้า เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

        1.  แนะนำโปรแกรมระบบการจัดการคลังสินค้า  

โปรแกรมระบบการขาย เป็นโปแกรมที่ทำงานในระบบสารสนเทศเพื่อการขาย ซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 5 ระบบได้แก่

1.  ระบบจัดการข้อมูล  เป็นระบบเพื่อการปรับปรุงข้อมูล  และสามารถจัดการกับข้อมูลเหล่านั้นได้ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม  ลบ  แก้ไข  ตามความต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

2.  ระบบบันทึกรายการ  เป็นระบบเพื่อบันทึกวัตถุดิบ  รายละเอียดวัตถุดิบ  ซึ่งระบบจะทำการส่งผลการสืบค้นแสดงทางหน้าจอทันท
3.  ระบบรายงาน เป็นระบบที่บันทึกรายงานการส่งจ่ายและรับคืนวัตถุดิบ ซึ่งระบบนี้จะทำการส่งผลการสืบค้นทันที